طريقة كتابة خطاب رسمي سواء كان لجهة حكومية أو جهات أخري ليست من الأمور السهلة ولا الصعبة في ظل التقدم التكنولوجي خلال العصر الحالي، حيث أن أغلبنا يحتاج إلي كتابة خطابات متنوعة حتي خطابات المدارس ولكن باختلاف الصيغ وغيرها من الأمور التي سنوفرها لكم من خلال موقع أخبار حصرية،حيث تحتم علينا الخطابات الرسمية أو الغير رسمية للحصول علي أمر أو طلب معين أو تقديم شكوي أو غيرها، بالإضافة إلي معرفة كل ما يخص كتابة الخطابات.
طريقة كتابة خطاب رسمي لكافة الجهات
هناك متعة في القراءة ومتعة في الكتابة والبحث وغيرها، ولكن في كتابة الخطابات الحكومية يجب الأخذ في الاعتبار أن الخطابات الموجهة للجهات الرسمية تكون أكثر دقة وحساسية، ومن الجدير بالذكر أن تكون خطاباتك بشكل عام تتسم بالترتيب من حيث الأفكار وغيرها من العناصر التي سنتناولها سوياً ولكن يجب أن نعرف ما هو الخطاب الرسمي وبعض العناصر الأخري التي سنتحدث عنها، كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية ونماذج علي الخطابات الحكومية وغيرها.
ما هو الخطاب
يعتبر الخطاب بشكل عام هو الرسالة أو الجواب الذي يرسله شخص لآخر أو شخص لجهة معينة، وهناك العديد من المسميات كما يختلف كتابته من شخص لأخر ومن مناسب لآخري وغيرها.
خطابات رسمية حكومية
هو عبارة عن رسالة تم كتابتها إلي جهة حكومية أو قطاع رسمي غير حكومي، لكي يتم قضاء طلب معين أو شكوي، ويجب أن يتم المحافظة علي شكل الخطاب وخطوات الكتابة الأساسية بشكل سليم، حيث أن هناك بعض الأشخاص الذين يفضلون كتابة الخطاب بشكل شخصي أو ارتجالي، ومن الممكن أن ألا يكون علي دراية كافية مثلهم مثل المحاميين أو كتا العدل أو غيرهم.
شكل الخطاب الرسمي
يمكن الضغط علي كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية ونماذج علي الخطابات الحكومية وغيرها، بينما يجب أن يكون شكل الخطاب العام بالخطوات الآتية:-
- كتابة الخطاب علي ورق سادة أبيض أو أصفر.
- يجب أن يحتوي علي شعار الجهة التي سيتم إرسال الخطاب إليها.
- لا يجب أن يحتوي علي أي صور أو رسومات أو أشكال علي الورق.
- يمكن كتابة الخطاب عن طريق برنامج الورد بخط أريل، وبحجم 16.
- في حال كتابة الخطاب بشكل ارتجالي يجب استخدام قلم أزرق.
- يجب أن تتراوح المسافات بين كل نقطة والنقطة التي تليها ما بين نصف سطر وسطر واحد.
- كتابة الخطابات الرسمية تبدأ من نصف الصفحة.
- عدم استخدام أي برواز أو إطار للصفحة.
- نبدأ الخطاب بالسلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وفي التوقيع يجب كتابة ولكم جزيل الشكر والتقدير.
طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية
في البداية نبدأ بكتابة اسم الشارع ثم في السطر التالي نكتب اسم المدينة، ثم كتابة الرمز البريدي أي بيانات عنوان راسل الخطاب، وإذا كنت من كائني الريف فيتمم ذكر القرية والمدينة والتاريخ في اليسار أسفل الصفحة.
العنوان الداخلي
يتم عنوان المرسل إليه وترك مسافة بين الفقرة الأولي والثانية، بالإضافة إلي كتابة اسم الشارع، واسم الشركة أو المؤسسة التي يعمل لديها الشخص مرسل الخطاب.
التحية
أما عن التحية فهي عبرة عن تحية طيبة وبعد…، مثل السيد المدير وغيرها من الكلمات التي تعبر عن التحية والتقدير أثناء كتابة الخطاب الرسمي.
محتوى الخطاب
وهنا نبدأ بكتابة مضمون الخطاب مع ترتيب الأفكار والعناصر بطريقة سهلة ومختصرة، وأن يكون الأسلوب مقنع وغير معقد مع مراعاة ترك مسافات بين الكلمات لسهولة قراءتها.
وفي النهاية نضيف الجمل الختامية ولكم منا جزيل الشكر والتقدير، وتفضلوا بالقبول مع فائق الاحترام وغيرها من جمل الشكر، مع توقيع الراسل، وإضافة الأختام الرسمية بعد الخاتمة بحوالي 3 أسطر، كما يجب كتابة التاريخ أيضًا.
نموذج خطاب رسمي لشركة
- السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أما بعد…
- إلى السيد …
- تحية طيبة وبعد،
- محتوى الخطاب الرسمي.
- ولكم جزيل الشكر والتقدير.
- مرسله لسيادتكم …
- وضع التوقيع أو الختم في الأسفل.
- التاريخ كامل باليوم والشهر والعام.
أنواع الخطابات الرسمية
هناك أنواع للخطابات والتي منها الخطاب التجاري والإداري الرسمي، حيث يهتم الخطاب التجاري ببعض الأغراض والتي تكون عبارة عن الإعلان عن منتج أو سلعة، كما يتميز باستخدامها في أمور الدعاية للمؤسسات والشركات، كما يتم ذكر كلاُ من (الاسم، الموقع، نوع النشاط التجاري، رقم السجل التجاري، رقم الهاتف، البريد الإلكتروني، الصندوق البريدي، وشعار الشركة.).
أما الخطاب الإداري فيتلخص في استخدامه في العمل سواء داخل مؤسسة حكومية أو غيرها، والتي تحتوي علي التعاليم العامة، المعروضات، القرارات التي تصدرها الإدارة، وغيرها من الأمور، تعرف علي كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية ونماذج علي الخطابات الحكومية وغيرها.
نصائح أخبار حصرية عند كتابة خطاب رسمي لطريقة كتابة الخطابات الرسمية
- يجب استخدام الألفاظ الواضحة والسهلة والدقيقة في الخطار الرسمي.
- كتابة كافة المعلومات الصريحة مع مراعاة توضيح كافة الأفكار بشكل مختصر.
- الالتزام بالموضوعية في الحوار والابتعاد عن أي من الألفاظ الأدبية.
- الإيجاز والاختصار في الخطاب الرسمي بشرط أن يتم توصيل المعلومة.
- الابتعاد عن العواطف والمشاعر عن العمل.
- في حالة الرد الرسمي علي حساب مرسل من قبل يجب ذكر تاريخه والمضمون فيه.
- تنسيق الخطاب بشكل جيد مع الأخذ في الاعتبار أن يكون خالي من الأخطاء.
- مراعاة تسلسل الأفكار.
وفي النهاية نتمنى أن نكون قد قدمنا لكم محتوي كامل يفيدكم عن طريقة كتابة الخطابات الرسمية وكيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية ونماذج علي الخطابات الحكومية التي يمكن أن نستفيد منها، وفي حالة وجود أي استفسار أو تعليق تابعونا علي موقع أخبار حصرية لجديد الأخبار الحصرية لحظة بلحظة سيتم الرد عليكم بشكل سريع، في حال إذا كنت تريد كتابة خطاب رسمي نتمنى أن تحظي علي إعجابكم.
التعليقات