كتابة الخطابات الرسمية سواء للجهات الحكومية أو غيرها من الأمور الهامة التي يبحث عنها البعض في بعض الأوقات، وذلك لتقديمه لجهة من الجهات الرسمية أو غيرها، ويمكن استخدام تلك الخطابات في حال الرغبة في تقديم شكوي أو أي من التعاملات الأخري أو في حال إذا كان هنا أي من الموافقات التي تريدها علي طلب إلي التابع لها، وفي هذه الحالة يجب أن يقوم الشخص بكتابة خطاب ذات صياغة متعارف عليها في المؤسسات الحكومية، وإليكم كيفية كتابة خطاب رسمي.
من الممكن أن يلجأ الشخص المتخصصين في أجل كتابة الخطاب الرسمي وهما مثل المحاميين، ومما يعملون بالعدل (كتاب العدل)، وهنا بعض الأشخاص الآخرين الذين لا يملكون المال من أجل القيام بذلك فيضطرون إلي كاتبة الخطاب الرسمي بشكل ارتجالي ذات صيغة غير جيدة، ولهذا فسوف نقدم لكم متابيعنا الصيغة الخاصة والمتعارف عليها في الخطابات الرسمية عبر موقع أخبار حصرية بالإضافة إلي تقديم بعض النماذج وأشكال الخطابات لا يكون بها أي من الأخطاء أو حتي لعدم التأخر في اختيار الصيغ المناسبة لتقديمها، طريقة كتابة الخطابات الرسمية سواء الحكومية أو غيرها مع نماذج لكافة الجهات الأخري.
طريقة كتابة خطاب رسمي
هناك الكثير من الأشياء التي يجب أن نأخذها علي محض الاهتمام كي نكتب خطاب رسمي ومن أهمها الآتي:-
أنواع الخطابات الرسمية
ومن الأشياء المهم أن نعرف إلي جهه سوف يتم تقديم الخطاب إليها وهي عبارة عن:-
- خطاب موجه إلى جهة رسمية من جهة رسمية أيضا.
- خطاب موجه من أحد الأفراد إلى جهة رسمية.
- خطاب موجه من أحد الجهات الرسمية إلى الفرد.
فنجد أن هناك العيد من الصيغ علي حسب الجهة التي سيتم إرسال الخطابات إليها أو من هي الجهة المستفيدة من الخطاب، وسوف نعمل في هذا المقال علي توضيع أكثر من صيغة وليس كل الصيغ نظراً لطول المقال.
أشكال الخطابات الرسمية
بالنسبة لشكل الخطاب لكل أنواع الخطابات فهي متشابهه ولكن سوف تختلف في شكل ولون الورق المقدم بالإضافة إلي خامة، وهي عبارة عن الآتي:-
- من الممكن الكتابة علي ورق ساده سواء لونه أبيض أو أصفر، وفي حال إرساله إلي جهة معين يجب أن يكون هناك شعار الجهة الرسمية عليها.
- تجنب وضع أي من الأشكال أو الرسومات علي الخطابات.
- يفضل كتابة الخطابات علي برنامج الورد بخط Arial وبحجم 16، أما في حال كتابة الخطاب بخط اليد يمكن أستخدام قلم أزرق.
- أما المسافات في الخطابات يجب أن تمون سطر إلي نص سطر.
- يجب كتابة الخطاب بداية من منتصف الورقة تقريباً.
خطوات كيفية كتابة خطاب رسمي
أولا: صيغة بداية الخطابات
- يبدأ الخطاب بالسلام (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته)، ثم ذكر اسم الشخص الذي يتم إرسال الخطاب إليه وهي عبارة الأتي:- (السيد/ …..) أي لقب أو صفة،ثم يليها في السطر الثاني (تحية طيبة وبعد) ثم نبدأ مضمون الخطاب.
- يجب أن يتم ذكر أساس الخطاب (وصف الطلب أو السبب في إرسال الخطاب) الذي يتم إرساله، علي أن يكون الخطاب مقتضب بقدر الإمكان، ويمكن تقسيمه إلي عدد من النقاط في حال إذا كان هناك العديد من النقاط.
- أما في نهاية الخطاب يتم كتابة (ولكم جزيل الشكر) في الجزء الأيسر من الورقة ويليها عبارة (مرسله لسيادتكم …) مع كتابة اسم مقدم الطلب، مع الأخذ في الاعتبار الأختام والتوقيعات لاكتمال الشكل الرسمي.
أهمية الخطابات الإدارية الرسمية
هناك أهمية بالكاد للخطابات سواء في الحياة الاجتماعية أو العملية في العمل، فهي تعد من أهم وأبرز وسائل الاتصال المتعارف عليها، وإليكم أهمية الخطابات الإدارية:-
- هي أحد وسائل التواصل الكبري بين الإدارات في المؤسسات الحكومية والخاصة، وعلى المستويين الفردي والمؤسسي أيضا لاختصار المسافة بين المواقع المختلفة لجهات المراسلة.
- كما أنها أحد الوثائق القانونية التي من الممكن الرجوع لها في أي وقت.
- تعتبر أيضًا أحد الوسائل الإعلانية والتجارية.
أنواع الخطابات الرسمية
هناك عدد من الخطابات الإدارية والتي سوف نذكرها لكم وهي عبارة عن الآتي:-
- الخطابات التجارية
بالنسبة للخطابات التجارية فهي تتميز بالجانب الدعائي للمؤسسة، حيث يتم جمع البيانات وتخصيصها في ترويسة بالمكان والتفاصيل والاسم ورقم السجل بالإضافة إلي نوع التجارة ورقم الهاتف وصندوق البريد وشعار المؤسسة والبريد الإلكتروني.
- الخطابات الرسمية
نجد هذا النوع متعلق بالرسائل الخاصة بالعمل، ومنها القرارات الإدارية والعامة والعروض وغيرها
بعض الشروط التي يجب مراعاتها في كتابة الخطابات الرسمية
في حال كتابة الخطابات الرسمين يجب الأخذ في الاعتبار الآتي:-
- الإيضاح والدقة في أفكار الخطابات والمعلومات وألفاظها.
- الصدق في المعلومات المذكورة في الخطاب.
- يجب الابتعاد عن الألفاظ الأدبية بكل صورها والالتزام بالموضوعية.
- الاختصار في المعنى بشكل جيد.
- الأسلوب المقنع في الخطاب والبعد عن أي عواطف شخصية.
- في حال الرد على الخطابات التي تم إرسالها من قبل، يجب ذكر تاريخه ورقمه وموضوعه، بالإضافة إلي الرد علي النقاط بالترتيب كما وردت في الخطاب.
- الالتزام بتقسيم وتسلسل الأفكار.
نموذج خطاب رسمي لشركة في خطوات
- السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أما بعد…
- إلى السيد …
- تحية طيبة وبعد،
- محتوى الخطاب الرسمي.
- ولكم جزيل الشكر والتقدير.
- مرسله لسيادتكم …
- وضع التوقيع أو الختم في الأسفل.
- التاريخ كامل باليوم والشهر والعام.
كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية
يجب أتباع الخطوات التالية من أجل كتابة خطاب رسمي بشكل صحيح، وهي كالآتي:-
يجب كتابة عنوان الشخص راسل الخطاب في أعلى الورقة، مع مراعاة الترتيب، حيث يتم كتابة اسم الشارع أولاً، ثم في السطر التالي يتم كتابة اسم المدينة، ثم كتابة الرمز البريدي.
أما في حالة أن الشخص الذي يرسل الخطاب الرسمي يعيش في الريف، يجب ذكر القرية ثم المدينة التابعة لها، وبعد ذلك يتم كتابة تاريخ تحرير الخطاب في اليسار أسفل الصفحة، حيث يجب كتابة التاريخ كامل (يوم، شهر، سنة).
العنوان الداخلي
يتم كتابة عنوان المرسل إليه، مع مراعاة ترك مسافة كافية بين الترويسة والعنوان الداخلي، ويتم كتابة اسم الشارع، مع ضرورة ذكر اسم الشركة أو المؤسسة التي يعمل لديها الشخص مرسل الخطاب.
التحية
يجب كتابة تحية افتتاحية، وتكون أسفل العنوان بسطرين تقريبًا، مثل السيد المدير، تحية طيبة وبعد…، وغيرها من الكلمات التي تعبر عن التحية والسعادة والتقدير أثناء كتابة الخطاب الرسمي.
محتوى الخطاب
محتوى الخطاب هو المضمون الذي يرغب المرسل في توضيحه إلى الجهة الرسمية أو المؤسسة الحكومية، مثل الشكاوى وغيرها، ويتم كتابة نص الخطاب بعد التحية بسطرين.
يجب كتابة الخطاب بطريقة سهلة وبسيطة، كما يجب توضيح الأفكار وتسلسلها، بالإضافة إلى الحرص على كتابة الخطاب بأسلوب مقنع وغير متكلف، بالإضافة إلى الوضوح في الكتابة، وترك مسافة بين الكلمات ليسهل قراءتها.
الخاتمة
يجب إضافة جملة ختامية، تدل على انتهاء الخطاب، ويجب أن تتضمن الخاتمة بعض كلمات الشكر والتقدير لمتلقي الخطاب الرسمي، مثل ولكم جزيل الشكر والتقدير، أو ولكم فائق الاحترام، وغيرها من جمل الشكر التي توضح للقارئ أن الخطاب انتهى.
التوقيع أو الختم
يتم كتابة توقيع الشخص المرسل للخطاب الرسمي أو وضع الأختام الرسمية بعد الخاتمة بثلاثة سطور تقريبًا، حيث يقوم الشخص المرسل بكتابة اسمه الرباعي كاملاً، ثم يضع التوقيع.
التاريخ
يجب كتابة تاريخ إرسال الخطاب بالتفصيل (اليوم، الشهر، السنة).
وفي نهاية المقال نموذج وصيغة خطاب رسمي لجهة حكومية أو شركة نتمنى أن ينال الموضوع علي إعجابكم حيث تم عرض نماذج وصيغة الخطاب بشكل احترافي للخطابات الرسمية، وفي حال وجود أي استفسار أو طلب نحن في انتظار التعليقات وانتظرونا في المزيد من الموضوعات الجديدة لحظة بلحظة.
التعليقات